Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
[Unternehmensname], [Anschrift], [E-Mail-Adresse]. Bei Einsatz in einem Betrieb ist in der Regel das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher; FLOWKVP wird dann als Auftragsverarbeiter tätig.
Welche Daten verarbeitet werden
Beim Absenden einer Meldung werden der eingegebene Text, die gewählte Abteilung und gegebenenfalls Standort, ein optional hochgeladenes Foto sowie Zeitstempel gespeichert. Es werden weder Name noch Personalnummer abgefragt; die Meldung erfolgt ohne Benutzerkonto.
Verarbeitung durch KI
Vor der automatisierten Auswertung werden erkennbare personenbezogene Angaben wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namensmuster technisch aus dem Text entfernt. Der so bereinigte Text wird an einen Anbieter für Sprachmodelle übermittelt, um Kategorie, Dringlichkeit, Zusammenfassung und einen Vorschlag für den nächsten Schritt zu erzeugen.
Speicherort
Die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung dient der Durchführung und Dokumentation des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sowie der Erfüllung von Dokumentationspflichten im Qualitätsmanagement. Rechtsgrundlage ist [Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / ggf. abweichend je nach Einsatzkontext].
Speicherdauer
Meldungen und die zugehörige Bearbeitungshistorie werden für die Dauer der Nachweispflicht im Qualitätsmanagement aufbewahrt: [konkrete Frist ergänzen].
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dafür an [Kontaktadresse].